FAQ: Fragen zum Outlook Plugin

Hier einige Fragen und Antworten zu unserem Verschlüsselungs-Plugin:


Frage: Ist das Plugin konform mit der neuen DSGVO der EU?

Antwort: Ja. Zum Verschlüsseln verwenden wir die von Microsoft und Adobe eingebauten Methoden – siehe z.B. hier – und erfüllen somit die Anforderungen des §13 Abs. 7 Telemediengesetzes TMG. Der Anwender muß jedoch darüberhinaus sicherstellen, daß der eMail-Versand über Outlook auch per SSL zum Provider stattfindet.


Frage: Ist die Registerierungs-eMail zwingend auch die Sender-eMail?

Antwort: Nein. Es ist ja nicht unüblich,3-4 eMail Adressen mit einem Outlook zu verwalten.


Frage: Wo gebe ich meine Registrierungsdaten ein?

Antwort: Drücken Sie auf das Fragezeichen-Symbol in Ihrem Outlook-Hauptfenster. Dann geht eine Eingabemaske auf!


Frage: Wo sind die PDF-Attachments gelandet, ich finde sie nicht?

Antwort: Sie sind da, aber nicht jedes PDF Programm zeigt die Anhänge auch an. Wir empfehlen den Original-PDF Viewer von Adobe und werden jedoch in kommenden Versionen die Anhänge auch im PDF-Text verlinken.


Weitere Informationen reichen wir bei neuen Fragen hier nach! Frohes Verschlüsseln!

14 Kommentare

  • Volker Hansen

    Seit einigen Tage teste ich die Verschlüsselung von E-Mails. (14-Tage Testversion)

    Wo bleiben die Einträge /Daten aus dem Clipboard? (vergebenes Passwort zur E-Mail) Dies habe ich nicht rausbekommen.

    Mir stellt sich nämlich das Problem, dass die gesendeten E-Mails ja eben verschlüsselt sind und auch ich selbst dann, später immer das Passwort zur jeweiligen E-Mail benötige (Mail-Ausgang/Sent Items), dieses aber ggf. nicht mehr (gleich) zur Hand habe, um diese zu öffnen…..

    Wenn nun das Clipboard (welches ja das Passwort mal angezeigt hat, welches verwendet wurde) im Zusammenhang mit der gesendeten E-Mail gespeichert würde, dann könnte man über dieses Tool/diese „Verknüpfung“ die verschlüsselte E-Mail öffnen/anzeigen lassen.

    Gibt es hier eine Lösung? (das eigentliche Problem ist also das Passwort zu gesendeten E-Mails….)

    Danke.

  • cryptedco

    Sorry fuer die Verzoegerung, ich habe den Kommentar schon freigeschaltet,
    bin aber gestern nicht mehr zum Antworten gekommen, da hier eine grundsaetzliche
    Frage impliziert ist: „Sollen wir die Einmal- und Standard-Passwoerter lokal speichern?“

    Wir sind uns darueber noch nicht einig und muessten das fuer die Version 3.0 (Juni)
    vormerken. Aktuell gibt es nur die email2password Funktion, die die Passwoerter speichert.

    Alle anderen Passwörter (früher verwendete Passwörter oder Einmal-PWs) werden nicht
    nicht abgespeichert und damit der E-Mail nicht zugewiesen.

    Die Vorversion hatte eine „change log“, dass wir aber aus Sicherheitsbedenken (es war Klartext)
    in Rente geschickt habe…

  • Astrid Hübner

    Ich muss JPG- Fotos per Email versenden. Wie ist das da mit der Verschlüsselung wegen der DSGVO.
    Viele Grüße
    Astrid

    • cryptedco

      Danke fuer die Anfrage! Das hatte ich Ihnen ja schon direkt per E-Mail beantwortet: die Dateien werden AN das PDF angehaengt und sind hinter der Büroklammer zu finden… Also wie bei einer E-Mail und das Format bleibt erhalten…

  • Martin Hippauf

    Hallo, als Systembetreuer von Praxen im Gesundheitswesen bin ich auf der Suche nach einer Lösung, welche einen unkomplizierten Austausch von streng vertraulichen Informationen über E-Mail ermöglicht aber gleichzeitig auch so wenig wie mögliche Anforderungen an den Empfänger stellt.
    Ihre Lösung wirkt sehr attraktiv und einfach zu verwenden. Auch eine Anpassung/Austausch der vorangestellten „PDF Template Seite“ war problemlos möglich.
    Zu drei Punkten benötige ich aber noch weitere Informationen.
    1. Augenscheinlich wird das PDF Dokument mit 128Bit RC4 verschlüsselt. Welche Möglichkeiten gibt es mit Ihrer Software die Verschlüsselung idealerweise auf AES256 oder ähnliches anzupassen?
    2. Welche Möglichkeiten gibt es die dann im PDF verwendete Schriftart des Textes der ursprünglichen E-Mail zu beeinflussen?
    3. Welche Möglichkeiten gibt es den festgelegten einleitenden Text (Hallo, der Text dieser eMail wurde verschlusselt in das anhangende PDF Dokument gepackt.) in der „neuen“ E-Mail anzupassen? (Nicht die Footer)

    • cryptedco

      Hallo Herr Hippauf, die PDFs werden mit AES128bit verschluesselt! Leider haben wir bei Umwandlung des Textes in ein PDF noch ein paar Probleme und es gibt noch 2 dringerende Bugs mit der zentralen Verwaltung der Passwort Datei. Der Text soll in das Einstellungsfenster und die Bugs werden wir mit V2.8 beheben. Darüberhinaus wird es zeitlich eng!

  • Kurt

    Für was kann in den Einstellungen „eMail zu passwort Verknüpfungen“ genutzt werden ?

    Dachte es wäre hier möglich, für einzelne Email-Adressen verschiedene Passwörter zu hinterlegen, mit denen dann die Dokumente in Abhängigkeit der hinterlegten Email-Adresse/bzw. Passwort automatisch verschlüsselt werden.

    Bitte bei Gelegenheit um Info, danke.

    • cryptedco

      Hallo Kurt… ich glaube, wir haben hier einfach nur schlechtes „Wording“ verwendet.

      Die email2password Liste ersetzt das Standard-Passwort. D.h. wenn Sie mit
      „Standardpassword verschluesseln“, wird das zugewiesene genommen. Wenn die eMail nicht eingetragen ist, dann das orginaere Standardpasswort.

      Das Wording verwirrt noch mehr User und wird angepasst!

  • Tobias Frank

    Hallo,

    ich habe einen neuen Footer eingegeben. Trotzdem wird zusätzlich der Text:
    ***********************************
    Hallo,

    der Text dieser eMail wurde verschlusselt in das anhangende PDF Dokument gepackt.
    ***********************************
    angezeigt. Wie kann ich erreichen, dass dies nicht geschieht?

    • cryptedco

      Hallo Herr Frank – das haben noch mehr angemerkt – das wird in der Version 2.8 in die Konfig übernommen. Ich hoffe, wir schaffen einen Release vor Freitag! *EDIT*: das wird Montag!

  • Nicki

    Hallo, ich nutze derzeit die Testversion. Mir fällt auf, dass beim täglich erstmaligen Versenden einer Email die Verschlüsselung nicht funktioniert. Es erscheint eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass irgendein Adobe-Container nicht geöffnet/gefunden werden könne. Die Verschlüsselung funktioniert erst dann, wenn ich Adobe selbst öffne. Danach funktioniert alles. Ich nutze den Adobe Acrobat Reader DC (18.011.20040) und Outlook 2010. Wie kann Abhilfe geschaffen werden bzw. was mache ich falsch?

  • Christian

    Hallo,

    wir haben mehrere Lizenzen (Paket) und folgende Probleme:

    1) ich kann die generellen Einstellungen (nicht die „Einstellungen für Anhänge“) Ihres Programms in Outlook nicht öffnen. Es blitzt kurz ein Fenster auf, verschwindet im selben Augenblick aber wieder. Habe auch schon neu-installiert, leider ohne Erfolg…?!
    2) Wie kann ich bei verschlüsselt versendeten Anhängen vermeiden, dass immer die „erste Seite“ mit den Hinweisen auf den Anhang und die Adobe-Downloads erscheint. Nach dem dritten Mail an meinen gut bekannten Empfänger weiß dieser, wie er die Mail und den Anhang öffnet und benötigt die erste Seite nicht mehr. Kann ich diese erste Seite durch „irgendwo anklicken“ abstellen?
    3) Bei größeren Mails mit längerem (verschlüsseltem) Text wird im erzeugten pdf nur die erste Seite angezeigt, der Rest fehlt ?! Wie kann ich längere Mails verschicken?
    4) Bei der Weiterleitung von Mails (auch mit Anhängen) erfolgt trotz allen gesetzten Haken unter den „Einstellungen für Anhänge“ keine Verschlüsselung mehr. Diese Mail sind leider unverschlüsselt raus, ohne (Fehler-) Hinweise. So ist DS-rechtlich bereits ein dicker Fehler passiert. Was ist zu tun?

    Christian

  • cryptedco

    Hallo und danke fuer die Rueckmeldung, ich gebe mein Bestes:

    1) Das ist ein Rechteproblem, dass wir eigentlich mit der 2.82 behoben hatten – wann hatten Sie installiert?

    2) Diese Datei ist ein Template, das vor das PDF gehaengt wird, da 100% der Empfaenger bis dato die Anhaenge im PDF nicht gefunden haben. Sie finden diese z.B. nicht, wenn Sie die Datei mit Edge oeffnen. Dann kapiert das keiner!

    3) Das ist mir neu und scheint ein Bug zu sein! Ich werde das pruefen!

    4) Auch das sollte funktionieren. Dem Plugin soll egal sein, ob das eine Weiterleitung ist oder eine neue Mail. Die Grundeinstellung muss funktionieren. Koennen Sie das reproduzieren?

  • Oliver Kraushaar

    Hallo, auch ich teste Ihre Verschlüsselung grade ausgiebig.
    Viele Fragen konnten aus den obigen Kommentaren schon beantwortet werden.
    Folgendes beschäftigt mich noch. Wie kann ich die lokalen Einstellungen von einem Rechner auf den nächsten transportieren? Insbesondere die email/pw Zuordnung müsste irgendwie zentral funktionieren, sonst muss ich ja jede Änderung immer an allen Clients in unserem Netzwerk ändern.
    vielen Dank
    Oliver Kraushaar

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