Emails verschlüsseln, so geht das!

Eine E-Mail ist wie eine Postkarte

Eine E-Mail ist wie eine Postkarte. Jede Person die diese Postkarte in der Hand hielt, hätte sie theoretisch lesen können. Bei E-Mails ist es nicht anders.
Auf dem Weg zum Empfänger kann es passieren, dass die Datei durch verschiedenste Server in anderen Ländern kursiert, selbst wenn der Empfänger nur nebenan sitzt.
Der Grund: große E-Mail Provider wie Google, Microsoft und Co haben US-amerikanische Server, an denen potentiell unbefugte Personen sitzen und die Informationen mitlesen können. Dies ist einer der Gründe, weshalb zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher bzw. der personenbezogenen Daten im EU Binnenmarkt die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO ab dem 25. Mai 2018 wirksam wird.

 

In diesem Blogeintrag erfahren Sie, wie Sie aus Ihrer digitalen Postkarte einen kleinen Tresor machen!

Wie verschlüssele ich meine Emails richtig?

Mit Crypted.Co geht das spielend leicht!
Verfassen Sie Ihre Nachricht, legen Sie ein Passwort fest und Crypted.Co erledigt den Rest.
Alles was Sie dazu brauchen ist Outlook (auf Windows).

Sie glauben uns nicht?
Laden Sie sich doch hier unsere zweiwöchige gratis Testversion herunter und überzeugen Sie sich selbst!

Installationshilfe

Gehen Sie auf unsere Downloadseite und tragen Sie Ihre E-Mail in das angegeben Feld ein:

In meinem Fall war das dk@orga.zone.

Drücken Sie auf “Kostenlos Runterladen“.
Ihr Download sollte nun beginnen und Sie erhalten einen Registrierungscode per E-Mail
(Bitte schauen Sie gegebenenfalls in Ihrem Spam-Ordner nach).

Stellen Sie vor der Installation der Software sicher, dass Sie das .Net Framework 4.5.2 oder höher auf Ihrem Rechner installiert haben.

Führen Sie nun die Exe-Datei als Administrator aus um mit der Installation zu beginnen.

 

befolgen Sie nun die Anweisungen, die auf dem Bildschirm ausgegeben werden.

  1. Drücken Sie auf “Next“.
  2. Hier können Sie zwischen Englisch und Deutsch als Setup Sprache wählen.
  3. Lesen Sie sich die Nutzungsbedingungen durch und Akzeptieren Sie diese, fahren Sie mit „Weiter“ fort.
  4. Wählen Sie den Dateipfad aus in dem Crypted.Co installiert werden soll und bestätigen Sie anschließend mit „Weiter„.
  5. Wenn Sie nun auf „Fertigstellen“ drücken ist die Installation vollendet.
  6. Starten Sie gegebenenfalls Outlook neu um das Plugin zu aktivieren.

 

In Outlook sollten sie nun zwei neue Reiter in der oberen Leiste sehen:
Einstellungen“ symbolisiert durch ein und „Hilfe“ mit einem dargestellt.

Unter den „Einstellungen“ können Sie:

  1. Ein Standard-Passwort setzen.
  2. Die Sprache des Plugins wechseln.
  3. E-Mails mit Passwörtern verknüpfen.
  4. Standard-Texte (Header und Footer) für die Verschlüsselung festlegen.

Unter dem Reiter „Hilfe“ können Sie:

  1. Ihre per E-Mail zugesendeten Logindaten eingeben und das Produkt registrieren.
  2. Mehr Informationen zum Produkt erhalten indem Sie auf unsere Seite weitergeleitet werden

Ihre erste verschlüsselte E-Mail verfassen

Gehen Sie bei Outlook auf „Neue E-Mail-Nachricht verfassen„, ein neues Fenster sollte sich öffnen in dem Sie den Empfänger, den Betreff und die Nachricht eintragen können. Drücken Sie nach dem Ausfüllen der Felder auf den „Crypted-Email“ Reiter, symbolisiert durch ein  .
Ein weiteres Fenster öffnet sich nun für das Passwort der Verschlüsselung, sowie für zwei zusätzliche Optionen.

In meinem Fall habe ich das Passwort: „Passwort“ genommen und bei den zusätzlichen Optionen einen Haken unter „Ja, Text in PDF umwandeln..“ gesetzt.
Kurzgesagt: meine E-Mail wird in eine PDF umgewandelt und mit dem Passwort „Passwort“ verschlüsselt.

Kleiner Tipp: Je länger das Passwort ist desto sicherer ist die Verschlüsselung. Dass Sonderzeichen ein Passwort sicherer machen ist ein Mythos. Die Anzahl der Zeichen ist ausschlaggebend.

Drücken Sie anschließend auf “Ok“ und nun können Sie Ihre erste verschlüsselte E-Mail verschicken!

Beim Empfänger angekommen sieht die verschlüsselte E-Mail nun so aus:

Der Empfänger muss jetzt lediglich die PDF Datei im Anhang herunterladen und das Passwort eingeben, um die Nachricht zu lesen.

Das Tolle: Der Empfänger der Nachricht braucht keine extra Software, sondern nur das Passwort zum Entschlüsseln der PDF Datei!

Wie genau funktioniert das Programm?

Crypted.Co ist ein Plugin für die Windows Version von Outlook, es wurde konzipiert um den Schutz von personenbezogenen Daten einfach zu machen.

Das Plugin basiert auf einer symmetrischen Verschlüsselungsmethode, dass heißt: Sender und Empfänger besitzen beide jeweils den selben Key bzw. das selbe Passwort und müssen es auch eingeben um das Dokument zu entschlüsseln.

Ohne das Passwort (dass idealerweise sehr lang ist) empfängt man nur ein nicht einsehbares Dokument und macht es somit unerwünschten „Mitlesern“ schwer die Daten zu entschlüsseln.

6 Kommentare

  • Guten Tag,

    wir haben die noch die Testversion. Bevor wir uns für den Kauf entscheiden, bitten wir noch um Beantwortung folgender Frage:

    Es scheint nicht möglich, eine eMail im Wege der Weiterleitung zu verschlüsseln bwz. eine Antwort auf eine eMail zu verschlüsseln. Das wäre für unsere Handhabung wünschenswert. Kann man eine Einstellung vornehmen, dass das funktioniert? Oder ist das ausgeschlossen.

    Vielen Dank für ihre Antwort..

    A. Bartholomäi

  • cryptedco

    Hallo!

    Das sollte gehen, ist denn das Schloss im Email Fenster auf oder zu?

    Wenn es ZU ist, sollte auch die Antwort verschluesselt werden!

  • Guten Tag,
    wir haben das Programm getestet und stehen vor der Kaufentscheidung. 2 Fragen sind offen: Kann man eine eMail bei Weiterleitung verschlüsseln? Da bekommen wir eine Fehlermeldung. Auch beim Antworten auf eine eMail (ggf. mit Anhang) konnten wir die Verschlüsselung nicht vornehmen. Gibt es hier eine Lösung?

  • Vielen Dank für Ihre Antwort. Das Schloss ist zu. Wir erhalten trotzdem in beiden Fällen (Weiterleiten und Antworten) die Meldung:

    Ein Aufrufziel hat einen Ausnahmefehler verursacht. Diese Methode kann nicht mit einem Inlineantwort-E-Mail-Element verwendet werden.

    Offenbar wird die eMail allerdings verschlüsselt. Wenn man sie dann nur mit „senden“ (ohne Verschlüsselung) verschickt, erhält der Empfänger sie dennoch verschlüsselt.

    Ist das der Weg?

    Beste Grüße
    A. Bartholomäi

  • A. Bartholomäi

    Noch eine weitere Frage: Für die verschlüsselt versandten eMails benötigt man im Postfach „Versendete Objekte“ ebenfalls das Passwort. Das ist sehr aufwendig, da wir für jeden Mandanten ein eigenes Passwort haben. Gibt es eine Möglichkeit, dass die eMail automatisch mit dem hinterlegten Passwort öffnet?

    Danke für Ihre Antworten.

    A. Bartholomäi

  • A. Bartholomäi

    Guten Tag, wir haben folgende Frage:

    Für die verschlüsselt versandten eMails benötigt man im Postfach „Versendete Objekte“ ebenfalls das Passwort. Das ist sehr aufwendig, da wir für jeden Mandanten ein eigenes Passwort haben, das wir dann wieder heraussuchen und einfügen müssen.

    Gibt es eine Möglichkeit, dass die eMail automatisch mit dem hinterlegten Passwort öffnet?

    Danke für Ihre Antworten.

    A. Bartholomäi

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