Email verschlüsseln, so geht das!

E-Mail-Verschlüsselung ist wie eine Postkarte mit “Schlüssel”

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Windows Outlook E-Mail-Verschlüsselung ist wie eine Postkarte mit “Schlüssel”. Jede Person die diese Postkarte mit “Schlüssel” in der Hand hielt, hätte sie theoretisch lesen können. Bei dem Verschlüsseln von E-Mail ist es nicht anders. Auf dem Weg zum Empfänger kann es passieren, dass die Daten durch verschiedenste Server in anderen Ländern kursiert, selbst wenn der Empfänger nur nebenan sitzt.

Der Grund: große E-Mail Provider wie Google, Microsoft und Co haben US-amerikanische Mail Server, an denen potentiell unbefugte Personen sitzen und die Informationen mitlesen können. Dies ist einer der Gründe, weshalb zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher bzw. der personenbezogenen Daten im EU Binnenmarkt die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO ab dem 25. Mai 2018 wirksam wird.

In diesem Blogeintrag erfahren Sie, wie Sie aus Ihrer digitalen Postkarte einen kleinen verschlüsselten Tresor machen!

Wie verschlüssele ich meine E-mails richtig?

Mit Crypted.Co geht verschlüsseln spielend leicht!
Verfassen Sie Ihre verschlüsselte Nachricht, legen Sie ein Schlüssel fest und Crypted.Co erledigt den Rest.
Alles was Sie dazu brauchen ist Outlook Mail (auf Windows).

Sie glauben uns nicht?
Laden Sie sich doch hier unsere zweiwöchige gratis Testversion zum Verschlüsseln herunter und überzeugen Sie sich selbst von unserer E-Mail-Verschlüsselung!

Installationshilfe zum Verschlüsseln

Gehen Sie auf unsere Downloadseite und tragen Sie Ihre E-Mail in das angegeben Feld ein:

In meinem Fall war das [email protected]

Klicken Sie auf Kostenlos Runterladen’‘. Ihr Download der E-Mail-Verschlüsselung sollte nun beginnen und Sie erhalten einen Registrierungscode per E-Mail (Bitte schauen Sie gegebenenfalls in Ihrem Spam-Ordner nach).

Stellen Sie vor der Installation der Mail Software sicher, dass Sie das .Net Framework 4.5.2 oder höher auf Ihrem Rechner installiert haben.

Führen Sie nun die Exe-Datei als Administrator aus um mit der Installation der E-Mail-Verschlüsselung zu beginnen.

befolgen Sie nun die Anweisungen, die auf dem Bildschirm ausgegeben werden.
    1. Drücken Sie auf ”Next”.
    1. Hier können Sie zwischen Englisch, Deutsch und Französisch als Setup Sprache wählen.
    1. Lesen Sie sich die Nutzungsbedingungen durch und akzeptieren Sie diese, fahren Sie mit “Weiter” fort.
    1. Wählen Sie den Dateipfad aus in die die Crypted.Co Verschlüsselung installiert werden soll und bestätigen Sie anschließend mit “Weiter“.
    1. Wenn Sie nun auf “Fertigstellen” drücken ist die Installation vollendet.
  1. Starten Sie gegebenenfalls Outlook neu um das E-Mail Plugin zu aktivieren.

In Outlook sollten sie nun zwei neue Reiter der E-Mail-Verschlüsselung in der oberen Leiste sehen: 
Einstellungen” symbolisiert durch ein und “Hilfe” mit einem dargestellt.

Unter den “Einstellungen” können Sie:

  1. Ein Standard-Passwort zum Verschlüsseln setzen.
  2. Die Sprache des E-Mail Plugins wechseln.
  3. E-Mails mit individuellen Schlüssel verknüpfen.
  4. Standard-Texte (Header und Footer) für die Verschlüsselung festlegen.

Unter dem Reiter “Hilfe” können Sie:

  1. Ihre per E-Mail zugesendeten Logindaten eingeben und das Produkt zum Verschlüsseln registrieren.
  2. Mehr Informationen zum Produkt für E-Mail Verschlüsselung erhalten indem Sie auf unsere Seite weitergeleitet werden

Ihre erste verschlüsselte E-Mail verfassen

Gehen Sie bei Windows Outlook auf Neue E-Mail-Nachricht verfassen, ein neues Fenster sollte sich öffnen in dem Sie den Empfänger, den Betreff und die Nachricht, die es zu verschlüsseln gilt, eintragen können. Drücken Sie nach dem Ausfüllen der Felder auf den Crypted-Email Reiter, symbolisiert durch ein  .
Ein weiteres Fenster öffnet sich nun für das Passwort der Verschlüsselung, sowie für zwei zusätzliche Optionen zum Verschlüsseln.

In meinem Fall habe ich den Schlüssel: “Passwort” genommen und bei den zusätzlichen Optionen zum Verschlüsseln einen Haken unter “Ja, Text in PDF umwandeln..” gesetzt.
Kurzgesagt: meine E-Mail wird in eine PDF umgewandelt und mit dem Schlüssel “Passwort” verschlüsselt.

Kleiner Tipp: Je länger das Passwort ist desto sicherer ist die Verschlüsselung. Dass Sonderzeichen ein Passwort besser verschlüsseln oder sicherer machen ist ein Mythos. Die Anzahl der Zeichen ist ausschlaggebend.

Drücken Sie anschließend auf ”Ok” und nun können Sie Ihre erste verschlüsselte E-Mail verschicken!
Beim Empfänger angekommen sieht die verschlüsselte E-Mail nun so aus:

Der Empfänger muss jetzt lediglich die verschlüsselte PDF Datei im Anhang herunterladen und den Schlüssel eingeben, um die Nachricht zu lesen.

Das Tolle: Der Empfänger der verschlüsselten Nachricht braucht keine extra Software, sondern nur den Schlüssel zum Entschlüsseln der verschlüsselten PDF Datei!

Wie genau funktioniert das Programm zum Verschlüsseln?

Crypted.Co ist ein Plugin für E-Mail-Verschlüsselung für die Windows Version von Outlook, es wurde konzipiert um den Schutz von personenbezogenen Daten einfach zu machen.
Das Plugin zum Verschlüsseln von E-mail basiert auf einer symmetrischen Verschlüsselungsmethode, dass heißt: Sender und Empfänger besitzen beide jeweils den selben Schlüssel bzw. das selbe Passwort und müssen es auch eingeben um das Dokument zu entschlüsseln.
Ohne das Passwort (dass idealerweise sehr lang ist) empfängt man nur ein nicht einsehbares verschlüsseltes Dokument und macht es somit unerwünschten “Mitlesern” schwer die Daten zu entschlüsseln.

7 Kommentare

  • Guten Tag,

    wir haben die noch die Testversion. Bevor wir uns für den Kauf entscheiden, bitten wir noch um Beantwortung folgender Frage:

    Es scheint nicht möglich, eine eMail im Wege der Weiterleitung zu verschlüsseln bwz. eine Antwort auf eine eMail zu verschlüsseln. Das wäre für unsere Handhabung wünschenswert. Kann man eine Einstellung vornehmen, dass das funktioniert? Oder ist das ausgeschlossen.

    Vielen Dank für ihre Antwort..

    A. Bartholomäi

  • cryptedco

    Hallo!

    Das sollte gehen, ist denn das Schloss im Email Fenster auf oder zu?

    Wenn es ZU ist, sollte auch die Antwort verschluesselt werden!

  • Guten Tag,
    wir haben das Programm getestet und stehen vor der Kaufentscheidung. 2 Fragen sind offen: Kann man eine eMail bei Weiterleitung verschlüsseln? Da bekommen wir eine Fehlermeldung. Auch beim Antworten auf eine eMail (ggf. mit Anhang) konnten wir die Verschlüsselung nicht vornehmen. Gibt es hier eine Lösung?

  • Vielen Dank für Ihre Antwort. Das Schloss ist zu. Wir erhalten trotzdem in beiden Fällen (Weiterleiten und Antworten) die Meldung:

    Ein Aufrufziel hat einen Ausnahmefehler verursacht. Diese Methode kann nicht mit einem Inlineantwort-E-Mail-Element verwendet werden.

    Offenbar wird die eMail allerdings verschlüsselt. Wenn man sie dann nur mit “senden” (ohne Verschlüsselung) verschickt, erhält der Empfänger sie dennoch verschlüsselt.

    Ist das der Weg?

    Beste Grüße
    A. Bartholomäi

  • A. Bartholomäi

    Noch eine weitere Frage: Für die verschlüsselt versandten eMails benötigt man im Postfach “Versendete Objekte” ebenfalls das Passwort. Das ist sehr aufwendig, da wir für jeden Mandanten ein eigenes Passwort haben. Gibt es eine Möglichkeit, dass die eMail automatisch mit dem hinterlegten Passwort öffnet?

    Danke für Ihre Antworten.

    A. Bartholomäi

  • A. Bartholomäi

    Guten Tag, wir haben folgende Frage:

    Für die verschlüsselt versandten eMails benötigt man im Postfach „Versendete Objekte“ ebenfalls das Passwort. Das ist sehr aufwendig, da wir für jeden Mandanten ein eigenes Passwort haben, das wir dann wieder heraussuchen und einfügen müssen.

    Gibt es eine Möglichkeit, dass die eMail automatisch mit dem hinterlegten Passwort öffnet?

    Danke für Ihre Antworten.

    A. Bartholomäi

  • Peter Weißhaar

    Guten Tag,
    ist es auch möglich Windows Mail zu verschlüsseln, oder ist die Software ausschliesslich Outlook basierend?

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